Doktorantide mobiilsustoetus


Tartu Ülikooli humanitaarteaduste ja kunstide valdkonna doktorikoolide doktorantidele

Taotle mobiilsustoetust veebiüritusel osalemiseks!
 

1. Mille jaoks saab taotleda?

Meetme eesmärgiks on doktoriõppe kvaliteedi ja efektiivsuse tõstmine, mille alustingimuseks on innovaatilise doktoriõppe printsiipide järgimine.

Doktorikoolid toetavad teadustööga seotud lühiajalist mobiilsust välisriikidesse ja Eestisse.

Lühiajaline lähetus kestab kuni 30 kalendripäeva (sh lähetuse sihtkohta ja tagasi reisimiseks kuluv aeg).

Reisi lähte- ja sihtkoht peavad olema seotud teadustöö läbiviimisega (st ei pea algama ja lõppema samas kohas). Rahastatakse nii Eestist kui välismaalt algavaid reise.

Taotlusele kvalifitseeruvad lähetused:

  • Veebiüritusel osalemine (seminar, kursus, suve- ja talvekool, konverents jne)
  • Teadustöö uurimiskeskuses, arhiivis, raamatukogus; välitöödel osalemine.
  • Töö (kaas)juhendajaga, uurimistööga seotud konsultatsioonid.
  • Uurimisteemaga seotud koolitustel ja kraadiõppuritele suunatud üritustel (nt suve- ja talvekoolid) osalemine.
  • Muud doktorandi uurimistööga otseselt seotud lähetused.

Põhjendatud juhtudel* võetakse vastu taotlusi konverentsidel ettekande või posterettekandega esinemiseks, konverentsidel osalemiseks.

*Eelduseks on, et doktorandi DoRa Plussi või Kristjan Jaagu sama üritusega seotud taotlus ei saanud rahastust.

2. Kellele toetus on mõeldud?

Toetust saab taotleda Tartu Ülikooli humanitaarteaduste ja kunstide valdkonna doktorant sellest doktorikoolist, mille nimekirja ta kuulub.

Doktorikool ei saa hüvitada eksternide kulusid.

3. Milliste kulude katteks toetus on mõeldud?

Doktorikool hüvitab:

  • Sõidukulusid: lennuk, buss, rong;
  • Kindlustus- ja viisakulusid;
  • Majutuskulusid;
  • (Veebi)ürituse osavõtutasu;
  • Päevaraha doktorantidele, kes on Tartu Ülikooli töölepingulised töötajad.

Doktorikool ei hüvita osavõtutasu arvestuses eraldi välja toodud konverentsi sotsiaalsete ürituste, lõuna/õhtusöökide, liikmemaksude ja ekskursioonide (v.a kui tegemist on teadustöö teemaga seotud ekskursiooniga) tasusid.

Doktorikool ei saa maksta päevaraha doktorantidele, kes ei ole Tartu Ülikooli töölepingulised töötajad.

Kui lähetus on seotud üritusel osalemisega, siis lähetus võib kesta 1 päev enne ja 1 päev pärast üritust. Pikema lähetuse vajadust tuleb põhjendada ja tõendada.

Erinevaid lühiajalisi mobiilsustoetusi ja tõukefondide projektirahasid ei või omavahel kombineerida (nt Kristjan Jaagu stipendiumid, DoRa Pluss, tippkeskus, jms).

NB! DoRa Plussi tegevuse 1.2 (doktorandi õpiränne) toetust on lubatud kombineerida doktorikooli lühiajalise toetusega. Sellisel juhul peab doktorant doktorikooli poolt rahastatud lühiajalisest lähetusest Archimedese DoRa koordinaatorit teavitama ning doktorandi DoRa Plussi toetust vähendatakse proportsionaalselt lühiajalise lähetuse kestusega (vt DoRa 1.2 juhendi punkti 6.2.2).

DoRa välisdoktorantide puhul ei ole piirangut välismaal viibimise kohta, nad võivad osaleda nii lühi- kui pikaaajalistel lähetustel ilma DoRa stipendiumi maksmist peatamata.

Küsi täpsemat infot programmi koordinaatorilt!

4. Kuidas toimub taotlemine ja toetuse arvestamine?

Taotlus tuleb esitada iga kuu 20ndaks kuupäevaks Akadeemilise Mobiilsuse Töökeskkonnas. Keskkonda sisselogimiseks kasuta oma Tartu Ülikooli kasutajatunnust ja parooli.

Doktorant saab toetust taotleda maksimaalselt kaks korda aastas.

Toetuse maksimaalne suurus on kuni 1500 eurot ühe lähetuse kohta.

Doktorikoolide mobiilsustoetus toimib kulupõhiselt, st:

1) toetus makstakse välja teenuse arve alusel - st taotleja tellib teenuse (nt lennupiletid, majutus jne) ning arve esitatakse Tartu Ülikoolile. Sellisel juhul tuleb reisiteenused tellida Tartu Ülikooli riigihanke kaudu. Reisipäringu vormi leiad siit.

ja/või

2) toetuse saaja poolt makstud kulud hüvitatakse taotleja lähetusaruande/majanduskulu aruande alusel pärast ürituse toimumist.

5. Omafinantseering ja võimalikud mitteabikõlblikud kulud

Doktorikoolide mobiilsustoetuse tingimuseks on omafinantseering: 

  • pärast abikõlblike kulude lõpliku summa selgumist tuleb doktorikooli finantsallikale tasuda omafinantseering, mis on 5% doktorikoolist saadud/makstud summast. Omafinantseeringu mõiste viitab ülikooli teisele (tõukefondidega mitteseotud) finantsallikale. NB!  Tegemist ei ole doktorandi enda poolt makstava lisarahaga.
    Omafinantseeringu katmiseks soovitame pöörduda juhendaja ja/või struktuuriüksuse juhi poole.

Taotluse esitamisel kokkulepitud finantsallikalt omafinantseeringu tasumiseks vormistab teadus- ja arenduskorralduse peaspetsialist sisekäibearve pärast lähetuse aruande esitamist.
 

Mittabikõlblikud kulud: doktorikoolist ei ole abikõlblikud panga ülekandetasud ja käibemaks.

Mitteabikõlblike kulude katmiseks soovitame pöörduda juhendaja ja/või struktuuriüksuse juhi poole. Palume finantsallika käsutajaga kokku leppida, kas ja millises mahus ollakse nõus nende eest tasuma.

Kui ülikool tasub reisikulud arve alusel ning tudeng tühistab lähetuse, siis tuleb tudengil hüvitada ülikooli poolt makstud kulud omavahenditest.

Juhul, kui lähetus ei vasta püstitatud eesmärkidele, doktorant ei esita õigeks ajaks lähetuse aruannet või osa tehtud kuludest osutub hiljem mitteabikõlblikeks, on doktorikoolil õigus toetussummad tagasi nõuda.

6. Taotlusvorm

Toetuse taotlemiseks tuleb:

  • Täita ametlik taotlusvorm Akadeemilise Mobiilsuse Töökeskkonnas; avalduse peavad kinnitama juhendaja ja omafinantseeringu finantsallika käsutaja. NB! Esita taotlus aegsasti, arvesta mobiilsustoetuse tähtaegadega. 
     
  • Kirjeldada reisi eesmärki ning loodetavat tulemust, reisi panust õpingute efektiivsusesse.
    • Iseseisva töö puhul tuleb esitada töökava, üritusel osalemise kohta tuleb esitada ürituse programm. Leia täpsemad juhendid mobiilsuse töökeskkonnast. Lisafaile eraldi allkirjastama ei pea.

7. Taotluste hindamine

Taotluste hindamisel lähtutakse järgmistest kriteeriumitest:

  • Taotleja on TÜ humanitaarteaduste ja kunstide valdkonna doktorant, ta ei ole ekstern;
  • Taotlus on koostatud korrektselt, akadeemilise mobiilsuse keskkonnas on olemas nõutud kinnitused;
  • Reisi eesmärk on selge, sihtkoht ja tööülesanded sobivad. Põhjendus seostatud ühe või mitme meetme eesmärgiga ning seos teadustöö sisuliste vajaduste ning valmimisega tugev;
  • Taotluse eelarve on läbi mõeldud ja mõistlik;
  • Taotluste rohkuse korral võetakse arvesse doktorandi senist aktiivsust doktorikoolide tegevustes.

8. Enne lähetusse minekut

Doktorandil, kes on ühtlasi Tartu Ülikooli töötaja, tuleb vormistada lähetuskorraldus.

Lähetuskorraldusse tuleb lisada lause:

„Lähetus on kooskõlas Tartu Ülikooli ASTRA projekti PER ASPERA (2014-2020.4.01.16-0027) ning doktorikooli eesmärkide ja tegevuskavaga.“

Kui doktorant osaleb üritusel ettekande või posterettekandega, siis tuleb täita teavitusnõudeid. Vt täpsemalt järgmisest peatükist. 

9. Teavitusnõuded

Kui doktorant osaleb üritusel ettekande või posterettekandega, tuleb täita teavitusnõudeidTeavitusnõuete rikkumise korral ei ole mobiilsuskulud doktorikoolist abikõlblikud.

  • Suulise ettekande avaslaidile või postrile tuleb paigutada Euroopa Regionaalarengu Fondi logo.
     

Logo kasutamise juhend, logode ja slaidipõhjade failid.

10. Aruandlus

Aruanne koosneb kolmest osast:

1) majanduskulu aruanne

2) kuluaruande lisad (kuludokumendid ja tegevust tõendavad dokumendid),

3) tegevusaruanne.

Kui doktorant teeb kulud ise ning doktorikool hüvitab need pärast ürituse toimumist, siis tuleb esitada kuluaruanne, kuludokumendid, tegevust tõendavad dokumendid ja tegevusaruanne. Kui ülikool maksab kulude eest arve alusel ning doktorandil kulusid rohkem ei teki, siis tuleb esitada kuludokumendid, tegevust tõendavad dokumendid ja tegevusaruanne.

Aruanne esitatakse Akadeemilise Mobiilsuse Töökeskkonna kaudu.


Kuluaruanne

Doktorandil, kes on ühtlasi Tartu Ülikooli töötaja, tuleb vormistada lähetusaruanne 5 tööpäeva jooksul pärast lähetuse lõppu.

Doktorant, kes ei ole Tartu Ülikooli töötaja, vormistab aruande 7 päeva jooksul pärast lähetuse lõppu.

NB! Ilma mõjuva põhjenduseta hiljem esitatud dokumente vastu ei võeta.


Kuluaruande lisad

Kuludokumendid

Säilitada tuleb kõik lähetusega seotud kuludokumendid, need tuleb kuluaruandega esitada programmi koordinaatorile (Käroliin Jääger, karoliin.jaager@ut.ee, 737 5346).

Kuludokumendid tuleb esitada originaalidena. Piletid, pardakaardid, arved jm tuleb panna ajalisse järjekorda, väiksemad dokumendid kleepida A4 paberile (mitte kasutada klammerdajat!).

 

Arve peab sisaldama järgnevaid andmeid: arve number, arve väljastaja nimi ja aadress, väljastaja registrikood, arve väljastamise kuupäev, teenuse nimetus või kirjeldus, maksumus, käibemaksu protsent ja summa.

 

Kui doktorant on maksnud kaardiga või ülekande teel, siis tuleb lisada maksekorraldus / konto väljavõte.


Tegevust tõendavad dokumendid

Kui reisi eesmärgiks on iseseisev töö, on peamiseks tõenduseks tegevusaruanne, kus tuleb iga päeva kohta täpsustada peamine tööülesanne ja tulemus. Kui iseseisev töö toimub arhiivis või raamatukogus, tuleb juurde lisada lugejapilet, arhiivi kinnituskiri või eelnev kirjavahetus arhiiviga. Välitööde puhul võib tõendavate dokumentidena esitada fotosid.

Kui reisi eesmärgiks on kohtumine (kaas)juhendaja või konsultandiga, tuleb tegevusaruandele lisada meilivahetus kohtumise kokkuleppimise kohta ja vabas vormis allkirjastatud kinnituskiri või allkirjaleht. Tegevusaruandes tuleb täpsustada iga päeva tööülesanded ja tulemus.

Kui reisi eesmärgiks on üritusel osalemine, tuleb tegevusaruandele lisada ürituse programm.

Kui doktorant osaleb üritusel ettekande või posterettekandega, siis tuleb täita teavitusnõudeid ning esitada pärast lähetust tegevusaruandega suulise ettekande slaidid või posterettekande fail.
 

Tegevusaruanne

Kõik doktorandid peavad esitama koos kuluaruandega doktorikoolile tegevusaruande. Tegevusaruanne selgitab reisi eesmärkide täitmist ning tulemusi uurimistöö kvaliteedi ja valmimise seisukohalt.

Kui lähetus ei ole seotud üritusel osalemisega, tuleb tegevusaruandes täpsustada iga lähetuspäeva tööülesanded ja tulemused.